Nos preguntamos si la carga digital de información que, supuestamente, nos asegura eficiencia en muchos aspectos de nuestra vida actual, no podría resultar vetusta, perimida o insuficiente dentro de 30 ó 50 años.
¿Vale la pena digitalizarlo todo?
A la digitalización de documentos la han convertido en la herramienta clave de la administraciones públicas en el mundo y la llave de la conservación histórica de contenidos múltiples en todos los países decididos a facilitar el trabajo de búsqueda.
Hay, entre las naciones más dedicadas a la inversión en tecnología, proyectos muy importantes por su envergadura y búsqueda de la innovación
Desde 2002, Estonia utiliza su sistema de identificación electrónica llamado «e-Estonia,” que permite el acceso a registros públicos y privados, la firma digital y otros trámites gubernamentales sin papel.
El NARA preserva documentos federales de los Estados Unidos. Es un ambicioso programa de digitalización para convertir sus archivos físicos en una biblioteca digital accesible al público. Abarca documentos históricos, fotografías, mapas y más de 100 millones de registros de interés público, con temas desde la Guerra de Secesión hasta los derechos civiles.
Los Archivos Nacionales del Reino Unido lanzaron en 2008 un programa de digitalización de documentos históricos, diarios personales y correspondencia y la Biblioteca Británica digitalizó una inmensa colección de manuscritos medievales, documentos reales y obras literarias. El material bacapeado de la Primera y Segunda Guerra Mundial ya tiene accesibilidad gratuita para el público.
La plataforma digital de la Biblioteca Nacional de Australia se llama Trove y la de la francesa, Gallica. La Biblioteca Nacional de la Dieta, en Japón es la responsable de digitalizar millones de documentos y obras, incluyendo registros del siglo VIII. Los alemanes trabajan día y noche en procesos de digitalización de registros de su formato nacional actual y de todos los anteriores, incluyendo imperios, principados y repúblicas disueltas.
Nos preguntábamos por el sentido o el objetivo de pasar a digital todo lo que está en papel. ¿Acaso no hay un furor por querer volver a escuchar los discos de vinilo grabados con tecnología absolutamente analógica?
Sabemos que se reduce el espacio físico a la nada misma, que se consigue acceso rápido y fácil a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, que los protege contra pérdida, deterioro o destrucción por posibles desastres naturales o incendios, que elimina trámites, que se gana en transparencia y que se ahorra mucho, de verdad.
Los documentos digitalizados pueden cifrarse para protegerlos y someterlos a verificación de autenticidad. Estos trabajos sólo se completarán si se realizan copias de seguridad regulares para evitar pérdida de información. Todo lo demás, es lo que ya conocemos de la vida digital: Control de acceso, Privacidad,
Cuando el estado se decide a realizar un trabajo de esta magnitud, debe invertir en la infraestructura adecuada, la capacitación del personal que realizará estos procesos, mantenerse actualizado en los Estándares y aplicar tecnologías de seguridad avanzadas, implementar políticas y protocolos claros. y realizar auditorías y monitoreo regulares.
Pero para que todo se cumpla satisfactoriamente, el estado debe asegurar su compromiso de trabajar hasta cumplir el objetivo. Los registros digitales incompletos son considerados mal hechos y pueden condenar el esfuerzo que puedan poner desde el líder técnico hasta los data entry.
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